Et designsystem er aldri ferdig. Det lever i takt med produktene det støtter, teamene som bygger, og brukerne som bruker. Likevel er det mange organisasjoner som sliter med å holde designsystemet oppdatert og relevant over tid. Det kan være godt definert i oppstarten, men uten tydelige roller, rutiner og ansvar, ender det ofte som et statisk bibliotek — frakoblet produktet det var ment for å støtte.

Vedlikehold handler ikke bare om å fikse bugs eller legge til nye komponenter. Det handler om å etablere en praksis der designsystemet kontinuerlig utvikles, testes, dokumenteres og forbedres i takt med organisasjonens behov. For det skjer ikke av seg selv.

Denne artikkelen handler om hvordan man kan få til kontinuerlig forvaltning av et designsystem. Vi ser nærmere på hvilke roller som bør være på plass, hvilke modeller som fungerer i ulike typer organisasjoner, og hvilke rutiner, møteplasser og feedback-looper som kan støtte et levende system i praksis.

Hva vil det si å forvalte et designsystem?

Å forvalte et designsystem handler om mer enn å holde et komponentbibliotek oppdatert. Det handler om å sikre relevant opplæring, kontinuitet i tverrfaglig samarbeid, tydelig dokumentasjon, visuell konsistens og god brukeropplevelse på tvers av produkter og team. Det krever innsats over tid der designsystemet blir en integrert del av produktutviklingsprosessen.

Altfor ofte blir designsystemer behandlet som et engangsprosjekt: Et initiativ man setter av tid til å «lage», kanskje som del av en redesign eller et teknologiskifte. Når prosjektet avsluttes, forsvinner dedikerte ressurser, og systemet overlates til tilfeldigheter eller ildsjeler. Når nye komponentbehov blir løst ad hoc i hvert produktteam, og systemet mister gradvis sin relevans og aktualitet. Forvaltning betyr å ta eierskap til dette over tid – både faglig og organisatorisk.

Sikre støtte hos ledelsen

For at et designsystem skal leve og utvikle seg, må det være forankret i ledelsen. Ikke bare som et design- eller utviklingsinitiativ, men som en investering i effektivitet, kvalitet og skalerbarhet. Det krever en bevisstgjøring hos ledere og beslutningstakere.

• Har vi støtte i ledelsen til å sette av kapasitet over tid? Snakk om verdi, ikke bare design. Knytt arbeidet til målbare effekter som raskere utvikling, færre feil og en mer helhetlig brukeropplevelse. Forvaltning av et designsystem bør sammenlignes med teknisk gjeld. Et utdatert designsystem skaper friksjon og inkonsistens – på samme måte som gammel kode.
• Har vi ressurser til både å bygge og å forvalte dette systemet? Ressurser til forvaltning er minst like viktig som til etablering av designsystemet. Sørg for at det settes av kapasitet til å vedlikeholde, koordinere og utvikle systemet over tid.
• Hvem skal eie det? Hvem har mandat til å prioritere? Avklar eierskap og mandat tidlig. Ledelsen bør bidra til tydelig ansvarsfordeling og støtte samhandling på tvers av team og fagområder.

Uten klare svar på disse spørsmålene, vil selv det mest ambisiøse designsystem stå i fare for å stagnere. Forvaltning krever dedikasjon, rolleavklaringer, tid og struktur – og det må reflekteres i organisering og budsjetter.

Forvaltningsmodeller

Sentralisert modell

En dedikert gruppe har hovedansvaret for utvikling og forvaltning av designsystemet. Tett dialog og jevnlig samhandling med brukerne av systemet er avgjørende. Gode kommunikasjonskanaler og lav terskel for kontakt gjør det lettere å fange opp behov og forankre løsninger.